Versie 0.3 · 13 oktober 2026

Algemene voorwaarden Elektrifiche

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van Elektrifiche, ook tijdens een proefperiode of een testfase. Onderaan staat de verwerkersovereenkomst voor dossiers die u in de cloud bewaart. Bewaar deze pagina gerust: druk ze af of sla ze op als PDF.

Artikel 1. Wie we zijn

Elektrifiche is een product van DCTSmart, de eenmanszaak van Pieter Decuyper.

In deze voorwaarden heet DCTSmart "wij" en de klant "u".

Artikel 2. Definities

• Elektrifiche: de webtoepassing om situatieschema's, eendraadschema's en dossiers van elektrische installaties op te maken, op een computer of tablet, inclusief de regelset, de symbolenbibliotheek, de handleiding en updates.
• Klant: de onderneming die een abonnement neemt of een proefperiode start.
• Gebruiker: een natuurlijke persoon die voor de klant werkt (zaakvoerder, werknemer of vaste onderaannemer) en door de klant een eigen toegang krijgt.
• Dossier: alles wat een gebruiker in Elektrifiche maakt of inlaadt: plannen, punten, kringen, kast, foto's, schema's, lijsten en afdrukken.
• Regelset: de controles die Elektrifiche uitvoert, met hun versie en datum.
• Abonnement: het recht om Elektrifiche te gebruiken voor een maand of een jaar, tegen de prijs van artikel 7.
• Schriftelijk: ook per e-mail.

Artikel 3. Toepassing

3.1 Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van Elektrifiche, ook tijdens een proefperiode of een testfase. De voorwaarden van de klant gelden niet, tenzij wij ze schriftelijk aanvaarden.

3.2 Enkel voor professionelen. Elektrifiche is bestemd voor ondernemingen die beroepsmatig elektrische installaties ontwerpen, plaatsen, aanpassen of opvolgen, zoals elektro-installateurs en aannemers. Consumenten kunnen geen abonnement nemen. Door een abonnement te nemen, verklaart u te handelen voor uw onderneming en geeft u een geldig ondernemingsnummer op.

3.3 U aanvaardt deze voorwaarden met een apart vinkje bij de inschrijving. Wij bewaren welke versie u aanvaardde en wanneer. De voorwaarden staan altijd op elektrifiche.be/voorwaarden/, met versie en datum; u kan ze daar lezen en bewaren vóór u zich inschrijft.

Artikel 4. Wat Elektrifiche is, en wat niet

4.1 Elektrifiche is een hulpmiddel om schema's en dossiers op te maken. De controles helpen u fouten en vergetelheden op te sporen. Wij leveren een middelenverbintenis: wij doen wat redelijkerwijs kan om de software correct te laten werken.

4.2 Elektrifiche is geen keuring, geen studiebureau en geen advies. Wij garanderen niet dat een installatie of een dossier conform het AREI is, en niet dat een erkend organisme het goedkeurt.

4.3 De controles zijn niet limitatief. Ze volgen de regelset met de versie en de datum die bij het dossier staan. Niet elke bepaling van het AREI is gecontroleerd, en een regel kan na de datum van de regelset gewijzigd zijn. Een controle die niets meldt, betekent niet dat er niets fout is.

4.4 U blijft verantwoordelijk. De verantwoordelijke voor de uitvoering van de werken stelt de schema's op, dateert en ondertekent ze (AREI Boek 1, 3.1.2.1). Dat blijft u, ook als u Elektrifiche gebruikt. U kijkt elk blad na voor u het ondertekent of afgeeft, en u beoordeelt elke waarschuwing zelf. Een waarschuwing die u negeert, wordt in het dossier bewaard en op het controlerapport vermeld.

4.5 Waar Elektrifiche een waarde voorstelt (een standaard, een berekening, een herkenning uit een plan of een foto), is dat een voorstel. U bevestigt of wijzigt het.

4.6 Een afdruk of export uit Elektrifiche is een document van u, geen document dat wij nagekeken, goedgekeurd of ondertekend hebben. Uw naam, logo en ondernemingsgegevens op het werfkader zijn opmaak.

Artikel 5. Proefperiode en testfase

5.1 U kan Elektrifiche 30 dagen gratis uitproberen, zonder betaalgegevens op te geven. Na de proefperiode loopt de toegang enkel verder als u zelf een betaald abonnement neemt. Doet u dat niet, dan eindigt de proef vanzelf, zonder kosten en zonder verdere verplichting. U houdt uw dossiers (artikel 11).

5.2 Een testfase vóór de lancering is gratis en gebeurt op uitnodiging. Functies kunnen dan nog wijzigen of ontbreken, en de beschikbaarheid is niet gegarandeerd. Werk tijdens de testfase niet zonder uw dossiers zelf te bewaren.

Artikel 6. Abonnement en gebruikers

6.1 Een abonnement geldt voor één onderneming en omvat tot drie gebruikers. Elke gebruiker krijgt een eigen toegang en mag die gebruiken op al zijn toestellen (bijvoorbeeld een pc en een tablet). Voor elke gebruiker boven de drie betaalt u de prijs per extra gebruiker uit de prijslijst.

6.1bis Een toegang is persoonlijk: u deelt ze niet met een andere persoon, ook niet binnen uw onderneming. Een abonnement mag niet gebruikt worden door een andere onderneming. Stellen wij vast dat meer personen Elektrifiche gebruiken dan er gebruikers zijn, dan vragen wij u eerst de extra gebruikers toe te voegen; pas als dat na 15 dagen niet gebeurd is, mogen wij de extra gebruikers aanrekenen vanaf de vaststelling.

6.2 U houdt uw toegangsgegevens geheim en verwittigt ons meteen bij misbruik. U bent verantwoordelijk voor wat met uw toegang gebeurt.

6.3 Een abonnement loopt per maand of per jaar, zoals u kiest. Het verlengt automatisch met dezelfde periode, tot u of wij opzeggen (artikel 13). Bij een jaarabonnement sturen wij u minstens 30 dagen vóór de verlenging een herinnering.

Artikel 7. Prijs, facturatie en betaling

7.1 De prijzen staan op elektrifiche.be. Ze zijn in euro en exclusief btw. Een jaarabonnement kost tien keer de maandprijs, zonder de cijfers na de komma.

7.2 Founding member. Een klant die vóór de publieke lancering een betaald abonnement neemt, krijgt de founding member-prijs zolang zijn abonnement ononderbroken loopt, ook als hij wisselt tussen maand en jaar en ook na een prijswijziging voor andere klanten. Zegt de klant op of loopt het abonnement af door wanbetaling, dan vervalt de founding member-prijs definitief. De founding member-prijs wordt niet geïndexeerd en wijzigt niet, ook niet bij een overdracht (artikel 18). Ze geldt voor het basisabonnement; de prijs per extra gebruiker (artikel 6.1) is voor iedereen dezelfde. Het aantal founding member-plaatsen kan beperkt zijn.

7.3 Launch-promo. Een klant die bij de publieke lancering een abonnement neemt, krijgt de promoprijs voor de eerste twaalf maanden vanaf de start van het betaalde abonnement. Daarna geldt de standaardprijs. Wij verwittigen u minstens 30 dagen vooraf.

7.4 Wij factureren vooraf, per maand of per jaar. Facturen komen elektronisch, via Peppol wanneer uw onderneming daarop bereikbaar is. U betaalt per domiciliëring of kaart, of binnen 30 dagen na factuurdatum bij overschrijving.

7.5 Bij niet-betaling op de vervaldag zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd: de verwijlinterest van de wet van 2 augustus 2002 en een forfaitaire vergoeding van 10 % van het openstaande bedrag met een minimum van €40, onverminderd hogere aangetoonde invorderingskosten.

7.6 Na een schriftelijke herinnering met een termijn van 15 dagen mogen wij de toegang schorsen tot er betaald is. Ook dan kan u uw dossiers blijven exporteren (artikel 11).

7.7 Prijswijziging. Wij kunnen de prijs wijzigen met een kennisgeving van minstens 60 dagen. Bij een verhoging kan u kosteloos opzeggen tegen de dag waarop ze ingaat; reeds betaalde maanden die u niet gebruikt, betalen wij pro rata terug. Een founding member-prijs (artikel 7.2) wijzigt niet.

7.8 Zegt u zelf op, dan loopt de betaalde periode tot het einde en betalen wij niets terug, behalve in de gevallen van artikel 7.7, 14.2 en 16.2.

Artikel 8. Uw verplichtingen

8.1 U gebruikt Elektrifiche enkel voor uw eigen beroepsactiviteit en vakkundig. U zorgt dat de gegevens die u invoert juist en volledig zijn.

8.2 U mag niet: Elektrifiche doorverkopen, verhuren of ter beschikking stellen van derden; de software decompileren of reverse-engineeren, behalve waar de wet dat dwingend toelaat; beveiligingen of beperkingen omzeilen; de dienst overbelasten met geautomatiseerde opvragingen; onwettige inhoud of schadelijke code inladen.

8.3 Bij een ernstige inbreuk mogen wij de toegang meteen schorsen. In andere gevallen geven wij eerst een termijn van 5 werkdagen om het recht te zetten.

Artikel 9. Beschikbaarheid, updates en support

9.1 Wij doen redelijke inspanningen om Elektrifiche beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken werking. Gepland onderhoud doen wij zoveel mogelijk buiten de werkuren en kondigen wij aan als het langer dan een uur duurt. Een deel van Elektrifiche werkt ook zonder internet op een toestel waarop het eerder geladen is.

9.2 Wij verbeteren Elektrifiche doorlopend. Een update mag functies wijzigen, maar haalt geen wezenlijke functie weg zonder kennisgeving van 60 dagen; in dat geval kan u kosteloos opzeggen met terugbetaling pro rata.

9.3 Regelset. Bij een wijziging van de regelset krijgt de nieuwe versie een nummer en een datum, en staat de wijziging in een publieke lijst. Een bestaand dossier wordt niet stil aangepast: u ziet wat verandert en u kiest om het opnieuw te laten controleren.

9.4 Stellen wij een fout vast in de regelset die dossiers kan raken, dan verwittigen wij alle betrokken klanten zonder onnodige vertraging en herstellen wij de fout zo snel als redelijk mogelijk.

9.5 Support per e-mail en telefoon op werkdagen, naar redelijke inspanning, zonder gegarandeerde reactietijd tenzij schriftelijk anders afgesproken. Support gaat over de werking van Elektrifiche. Hoe het AREI op een concrete installatie toegepast moet worden, beoordeelt u zelf; daarover geven wij geen advies.

Artikel 10. Intellectuele eigendom

10.1 Elektrifiche, met de code, de regelset, de symbolenbibliotheek, de vormgeving, de handleiding en de naam en het logo, blijft van DCTSmart. U krijgt tijdens het abonnement een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht volgens deze voorwaarden.

10.2 Uw dossiers zijn van u. Wat u maakt of inlaadt, blijft van u (of van uw opdrachtgever). Wij krijgen er geen rechten op, behalve wat nodig is om de dienst te leveren. Afdrukken en exports die u met Elektrifiche maakt, mag u vrij gebruiken, ook na het einde van uw abonnement.

10.3 Een plan van een architect of een derde dat u inlaadt, laadt u in op eigen verantwoordelijkheid: u zorgt dat u het mag gebruiken.

10.4 Ideeën en suggesties die u ons geeft, mogen wij vrij gebruiken om Elektrifiche te verbeteren, zonder vergoeding.

Artikel 11. Uw dossiers bewaren en meenemen

11.1 Zolang Elektrifiche uw dossiers op uw eigen toestel bewaart, staan ze in de browser van dat toestel en als bestand waar u ze bewaart. Wij hebben er geen toegang toe. U maakt zelf regelmatig een kopie (knop Bewaren); een dossier dat enkel in de browser staat, kan verloren gaan als de browser zijn opslag wist.

11.2 Zodra Elektrifiche uw dossiers online bewaart, maken wij dagelijks een back-up in de Europese Unie. Ook dan raden wij aan belangrijke dossiers zelf te bewaren.

11.3 U kan uw dossiers altijd exporteren: als projectbestand (.elektro.json), PDF, Excel en DXF. Ook tijdens een schorsing en tot twaalf maanden na het einde van uw abonnement, zonder kosten. Daarna verwijderen wij online bewaarde dossiers, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren.

11.4 Leesmodus na het einde. Een projectbestand dat u zelf bewaart, blijft van u. Na het einde van uw abonnement kan u zulke bestanden kosteloos en zonder einddatum openen, bekijken en afdrukken in Elektrifiche, maar niet meer wijzigen. Dat geldt zolang wij Elektrifiche aanbieden. Stoppen wij met Elektrifiche, dan verwittigen wij u minstens 90 dagen vooraf (artikel 13.2), zodat u uw dossiers als PDF kan bewaren.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

12.1 Wij zijn aansprakelijk voor rechtstreekse schade die u bewijst en die het gevolg is van een tekortkoming van onze kant.

12.2 Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, zoals gederfde winst of omzet, verlies van klanten, kosten van een herkeuring of herwerk, boetes of schadevergoedingen die u aan derden betaalt, reputatieschade en verlies van gegevens waarvan u geen kopie bijhield.

12.3 Wij zijn evenmin aansprakelijk voor schade die voortkomt uit:

• onjuiste of onvolledige gegevens die u of een gebruiker invoert;
• een dossier dat ondertekend of afgegeven werd zonder het na te kijken zoals artikel 4.4 vraagt;
• een waarschuwing die genegeerd werd;
• een voorstel (artikel 4.5) dat u bevestigde zonder het na te kijken;
• het gebruik van een regelset die ouder was dan de regels die op uw werf golden.

12.4 Plafond. Onze totale aansprakelijkheid per contractjaar is beperkt tot het bedrag dat u in de twaalf maanden vóór het schadegeval voor Elektrifiche betaalde, exclusief btw.

12.5 Uitzonderingen. De beperkingen van dit artikel gelden niet bij ons opzet, bedrog of zware fout, bij het niet uitvoeren van onze essentiële verbintenissen (behoudens overmacht), bij schade aan het leven of de fysieke of psychische integriteit van een persoon, en in elk ander geval waarin de wet een beperking verbiedt, waaronder de aansprakelijkheid voor gebrekkige producten.

12.6 Vrijwaring. Spreekt een derde (bijvoorbeeld uw opdrachtgever of een eigenaar) ons aan door een dossier dat u opmaakte of afgaf, dan vrijwaart u ons, voor zover de schade terug te brengen is tot een van de gevallen van artikel 12.3.

12.7 Termijnen. Een gebrek dat u vaststelt, meldt u schriftelijk binnen 30 dagen. Een vordering tegen ons moet binnen één jaar na de vaststelling van het gebrek ingesteld worden.

Artikel 13. Opzeggen

13.1 U kan uw abonnement altijd opzeggen, in de toepassing of per e-mail. Een maandabonnement stopt op het einde van de lopende maand, een jaarabonnement op het einde van het lopende jaar. Er is geen opzegvergoeding.

13.2 Wij kunnen een abonnement opzeggen met een termijn van 90 dagen, bijvoorbeeld als wij Elektrifiche stopzetten. U krijgt dan de niet-gebruikte, betaalde periode pro rata terug en de exportregeling van artikel 11.3.

13.3 Elke partij kan de overeenkomst beëindigen bij een ernstige tekortkoming van de andere partij die na een schriftelijke ingebrekestelling niet binnen 30 dagen rechtgezet is. Onmiddellijk beëindigen kan bij faillissement, bij fraude of bij een poging om de software te kopiëren of door te verkopen.

13.4 Wat naar zijn aard moet blijven gelden na het einde (eigendom, export, aansprakelijkheid, geschillen), blijft gelden.

Artikel 14. Persoonsgegevens

14.1 Voor de gegevens van uw onderneming en uw gebruikers (naam, e-mail, facturatie) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Hoe wij die verwerken, staat in onze privacyverklaring op elektrifiche.be.

14.2 Een dossier kan persoonsgegevens bevatten van uw klanten, zoals een naam of een werfadres. Voor die gegevens bent u verwerkingsverantwoordelijke. Zolang dossiers enkel op uw toestel staan, verwerken wij ze niet. Zodra Elektrifiche dossiers online bewaart, zijn wij uw verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst in de bijlage bij deze voorwaarden: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/915) met de daar ingevulde bijlagen; die bepalingen gaan voor op deze voorwaarden voor alles wat die verwerking betreft. Wij bewaren en verwerken die gegevens enkel in de Europese Unie en gebruiken ze nooit voor iets anders, ook niet om een AI-model te trainen. Wij openen een dossier enkel als u daarom vraagt, bijvoorbeeld om een probleem op te lossen. Zijn er wezenlijke wijzigingen in de verwerking, dan kan u kosteloos opzeggen met terugbetaling pro rata.

14.3 Elektrifiche houdt in het dossier zelf een logboek bij van hoeveel elk onderdeel gebruikt werd, zonder de inhoud van het dossier. Dat logboek verlaat uw toestel enkel als u het dossier zelf doorstuurt.

14.4 Bij een datalek dat uw gegevens raakt, verwittigen wij u zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 72 uur na de vaststelling.

Artikel 15. Vertrouwelijkheid en referenties

15.1 Wij behandelen alles wat wij over uw onderneming en uw dossiers te weten komen als vertrouwelijk, tijdens het abonnement en vijf jaar daarna.

15.2 Uw naam of logo gebruiken wij als referentie enkel met uw voorafgaande schriftelijke toestemming.

Artikel 16. Wijziging van deze voorwaarden

16.1 Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. U krijgt de nieuwe versie minstens 30 dagen voor ze ingaat, met wat er verandert.

16.2 Benadeelt een wijziging u wezenlijk, dan kan u kosteloos opzeggen tegen de dag waarop ze ingaat, met terugbetaling pro rata van de betaalde periode die u niet gebruikt.

Artikel 17. Overmacht

Geen partij is aansprakelijk voor een vertraging of tekortkoming door overmacht, zoals een grote storing bij een hosting- of netwerkleverancier, een cyberaanval die ondanks redelijke maatregelen slaagt, een natuurramp of een overheidsmaatregel. Duurt overmacht langer dan 60 dagen, dan kan elke partij de overeenkomst beëindigen, met terugbetaling pro rata van wat niet geleverd werd.

Artikel 18. Overdracht

U kan de overeenkomst niet overdragen zonder onze schriftelijke toestemming. Wij kunnen de overeenkomst overdragen aan een vennootschap die Elektrifiche voortzet, ook een vennootschap van Pieter Decuyper, met schriftelijke kennisgeving. Uw rechten, de prijs (ook een founding member-prijs) en deze voorwaarden blijven dan gelijk. Benadeelt de overdracht u wezenlijk, dan geldt artikel 16.2.

Artikel 19. Slotbepalingen

19.1 Is een bepaling nietig, dan blijven de andere gelden. Partijen vervangen ze door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk aansluit.

19.2 Een recht niet uitoefenen, is er niet aan verzaken.

19.3 De Nederlandse tekst is de enige authentieke. Een vertaling is informatief.

19.4 Op deze voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Bij een geschil zoeken partijen eerst 30 dagen een minnelijke oplossing. Lukt dat niet, dan is enkel de ondernemingsrechtbank Brussel, Nederlandstalige afdeling bevoegd, onverminderd dringende of bewarende maatregelen.

Versie: v0.3 · 13 oktober 2026 · elektrifiche.be/voorwaarden/

Bijlage: verwerkersovereenkomst

Voor de dossiers die u in de cloud bewaart (artikel 14.2) gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie tussen verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers, vastgesteld bij Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/915 van 4 juni 2021 (artikel 28, lid 7, AVG). De officiële Nederlandse tekst staat op EUR-Lex (32021D0915). Die tekst wordt ongewijzigd overgenomen; hieronder staan de gekozen opties en de ingevulde bijlagen I tot IV. Bij tegenstrijdigheid gaan de standaardbepalingen voor op de algemene voorwaarden.

Toepassing

De verwerkersovereenkomst zelf is de tekst van de Europese Commissie: Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/915 van 4 juni 2021 betreffende standaardcontractbepalingen tussen verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers (artikel 28, lid 7, AVG). Die tekst wordt ongewijzigd overgenomen; de Commissie staat enkel toe dat de partijen de bijlagen invullen en de voorziene opties kiezen. De officiële Nederlandse tekst staat op EUR-Lex onder het documentnummer 32021D0915 (de bijlage bij het besluit bevat de bepalingen zelf). De keuzes en bijlagen hieronder vullen die tekst aan.

Gekozen opties in de standaardbepalingen

Bijlage I. Lijst van partijen

Verwerkingsverantwoordelijke (de klant):

• Naam, adres, ondernemingsnummer: zoals opgegeven bij de registratie in Elektrifiche.
• Contactpersoon: de beheerder van het account (naam en e-mail zoals geregistreerd).
• Activiteiten die relevant zijn voor de verwerking: elektrotechnische installatiewerken; opmaak van schema's en keuringsdossiers voor eigen klanten.
• Rol: verwerkingsverantwoordelijke.
• Handtekening en datum: aanvaarding online bij registratie of bij een nieuwe versie, met versie, tijdstip en IP gelogd .

Verwerker:

• DCTSmart, eenmanszaak van Pieter Decuyper, Europalaan 125, 1500 Halle, België, ondernemingsnummer BE 0568.833.734.
• Contactpersoon: Pieter Decuyper, info@dctsmart.be, +32 494 06 33 61.
• Activiteiten: aanbieden en hosten van de webtoepassing Elektrifiche.
• Rol: verwerker.
• Bij overdracht van de activiteit aan een vennootschap (art. 18 van de algemene voorwaarden) treedt die vennootschap in de plaats van de verwerker, met kennisgeving aan de klant.

Bijlage II. Beschrijving van de verwerking

Categorieën betrokkenen

• Klanten van de installateur (eigenaars, bouwheren, huurders, syndici) en hun contactpersonen.
• Bewoners of gebruikers van het gebouw, voor zover zij op plannen of foto's voorkomen.
• Andere partijen die in een dossier genoemd worden (architect, keuringsorganisme, netbeheerder) als contact.

Categorieën persoonsgegevens

• Identificatie en contact: naam, adres van de werf of woning, eventueel e-mail en telefoon.
• Gegevens over de woning of het gebouw: grondplannen, foto's van ruimtes en van de verdeelkast, situatieschema, eendraadschema, lijst van uitwendige invloeden, metingen.
• Dossiermetadata: naam van het dossier, datum, versiegeschiedenis, welke gebruiker van de klant wat wijzigde.
• Geen bijzondere categorieën (gevoelige gegevens) beoogd. Een foto kan toevallig een persoon tonen; de klant vermijdt dat (instructie in de handleiding).

Aard van de verwerking

• Opslag, weergave, bewerken op vraag van de klant, versiebeheer, back-up, herstel, export, verwijdering.
• Geen analyse, geen profilering, geen gebruik voor AI-training, geen doorgifte aan derden.
• De verwerker opent een dossier enkel op vraag van de klant (bijvoorbeeld voor ondersteuning).

Doel van de verwerking

• Het leveren van de dienst Elektrifiche aan de klant: dossiers beschikbaar maken op al zijn toestellen en voor al zijn gebruikers, met versiegeschiedenis en back-up.

Duur van de verwerking

• Zolang het abonnement of de proefperiode loopt, plus de exportperiode van 12 maanden na het einde (art. 11.3 van de algemene voorwaarden), tenzij de klant eerder om verwijdering vraagt.
• Een door de klant verwijderd dossier blijft 30 dagen herstelbaar en wordt daarna automatisch definitief gewist.
• Na het einde van de verwerking: verwijdering van alle dossiergegevens; back-ups verlopen binnen 90 dagen daarna. Op vraag van de klant eerst teruggave als export (bestand per dossier).

Plaats van de verwerking

• Server van OVHcloud in de Europese Unie .
• Back-upkopie op eigen apparatuur van de verwerker in Halle, België (geen subverwerker; eigen verwerking).
• Een kopie van het open dossier op het toestel van de gebruiker van de klant (browseropslag); die wordt gewist bij het afmelden. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van de klant (eigen toestellen).

Bijlage III. Technische en organisatorische maatregelen

Stand op 13-10-2026. Zie ook de privacyverklaring, hoofdstuk 5.

Toegang en authenticatie

• Aanmelden met e-mail en wachtwoord (minstens 10 tekens); wachtwoorden enkel als scrypt-hash bewaard.
• Sessie in een httpOnly-, Secure-cookie met __Host-prefix; sessietokens enkel als hash in de database.
• Herstel- en uitnodigingslinks: willekeurige tokens, één keer bruikbaar, beperkt geldig (1 uur, 7 dagen).
• Limieten op aanmeld-, herstel- en registratiepogingen per IP-adres.
• Rollen per bedrijf: beheerder en tekenaar; enkel de beheerder nodigt uit of schakelt gebruikers uit.

Afscherming tussen klanten

• Elke databasevraag is begrensd tot het bedrijf van de aangemelde gebruiker; een id uit een URL wordt nooit zonder die controle gebruikt. Beeldbestanden staan per bedrijf in een aparte map en zijn enkel bereikbaar voor dat bedrijf.
• Geautomatiseerde tests op die afscherming draaien bij elke uitrol.

Versleuteling en netwerk

• Alle verkeer over HTTPS (TLS, certificaten automatisch vernieuwd).
• Beheer van de server enkel over SSH met sleutel; wachtwoordlogin en root-login uitgeschakeld; fail2ban actief.
• De toepassing draait in een container zonder beheerrechten, alleen-lezen bestandssysteem, beperkt geheugen en CPU; uitgaand verkeer van de container is beperkt tot de mailrelay.

Beschikbaarheid en back-up

• Dagelijkse back-up van database en beelden; 30 dagen op de server, 90 dagen op eigen apparatuur in Halle (ophalen met een beperkte, alleen-lezen sleutel). Dagelijkse integriteitscontrole van de back-up.
• Elke bewaring van een dossier geeft een versie; de laatste 20 versies en een versie per dag van de voorbije 30 dagen blijven beschikbaar voor herstel door de klant zelf.
• Bewaking elke vijf minuten (container, API, publieke bereikbaarheid, back-up, firewall) met melding aan de verwerker; beveiligingsupdates van het besturingssysteem automatisch.

Verwijdering

• Dagelijkse opruiming: verwijderde dossiers na 30 dagen definitief weg met hun versies; verlopen sessies en tokens weg. Beeldbestanden die bij geen enkel dossier meer horen, worden op vraag verwijderd.
• Een uitgeschakelde gebruiker verliest meteen alle sessies.

Organisatie

• Eén persoon (Pieter Decuyper) heeft toegang tot de server en de gegevens; geen personeel, geen onderaannemers met toegang.
• Dossiers worden enkel geopend op vraag van de klant, voor ondersteuning.
• Logboeken van de webserver: 30 dagen. Geen cookies of trackers op de website.
• Onafhankelijke beveiligingsaudit van de cloudfunctie uitgevoerd in oktober 2026 (intern rapport beschikbaar op vraag); bevindingen hersteld en hertest vóór de testfase.
• Melding van een inbreuk aan de klant zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 72 uur na vaststelling (art. 14.4 van de algemene voorwaarden).

Bijlage IV. Lijst van subverwerkers

Niet in deze lijst, ter informatie

• Google Ireland Ltd (Google Workspace): verzendt de e-mails van de toepassing (wachtwoord herstellen, uitnodiging van een collega). Die mails bevatten naam en e-mail van gebruikers van de klant, waarvoor DCTSmart zelf verwerkingsverantwoordelijke is (art. 14.1), en geen dossiergegevens. Daarom niet als subverwerker van dossiergegevens opgenomen.
• Eigen back-upapparatuur van DCTSmart in Halle: eigen verwerking door de verwerker, geen subverwerker.
• Gepland na de lancering, nog niet actief, wordt vooraf aangekondigd volgens de gekozen optie: Mollie B.V. (betalingen) en Billit (facturatie). Beide verwerken enkel facturatiegegevens van de klant, geen dossiers.